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Was ist Zeitmanagement eigentlich? Als Solopreneur bist du Mädchen für alles: Du kümmerst dich um das Marketing, die Buchhaltung und das, was du eigentlich verkaufen willst. Bleibt da überhaupt noch Zeit für andere Bereiche in deinem Leben? Im Blogartikel erfährst du, was Zeitmanagement ist, welche Methoden auch für kleine Unternehmen passen und warum du vielleicht gar nicht deine Zeit managen musst.
Zeitmanagement Definition: Was ist Zeitmanagement?
Kennst du die Aussage, dass wir alle dieselben 24 Stunden zur Verfügung haben? Das stimmt. Zentrales Ziel des Zeitmanagements ist es, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Obwohl wir alle 24 Stunden am Tag zur Verfügung haben, bedeutet das nicht, dass wir alle gleich viel Zeit haben.
Vielleicht baust du dir dein Unternehmen neben einer Festanstellung auf. Eventuell hast du eine Krankheit, die deinen Alltag schwerer macht. Oder dein Sohn will im Verlauf eines Zoom-Calls gefüttert werden, während deine Tochter vor den Hausaufgaben verzweifelt und dein Partner den Einkauf doch nicht erledigen kann.
Zeitmanagement hilft, ist aber kein Wundermittel. Außerdem kann dich die Anzahl der Methoden auf den ersten Blick erschlagen. Lass dich nicht überfordern. Erstens gibt es nicht die eine richtige Methode. Zweitens ist es besser, Zeitmanagement als Prozess zu sehen. Nur weil du mit einer Methode anfängst, musst du sie nicht gleich heiraten. Du kannst sie ausprobieren und wieder abservieren, neu entdecken und miteinander kombinieren.
Meiner Meinung nach hängt das passende Zeitmanagementsystem auch von deiner Persönlichkeit ab. Manche Menschen sind sehr gut darin, Aufgaben einfach nacheinander abzuhaken, andere brauchen mehr Freiräume. Sieh die vorgestellten Techniken als Anstoß und nicht als den Heiligen Gral.
Ich habe die Techniken für deine Zeitplanung in zwei Gruppen zusammengefasst: Ganze Methoden und kleinere Tipps, die du immer anwenden kannst. Die Methoden beschreiben das Zeitmanagement für einen einzelnen Tag. Du kannst (und sollst) sie aber auch für Zeiteinheiten wie eine Woche oder ein Quartal nutzen.
Zeitmanagement verbessern: Zeitmanagement-Methoden
Die wichtigsten Methoden des Zeitmanagements können grob in 3 Gruppen geteilt werden, die alle einen bestimmten Teil des Zeitmanagements bevorzugen: To-Do-Listen, Aufgaben priorisieren, Tagespläne. Das tolle an den Methoden und Techniken ist, dass du sie miteinander kombinieren kannst.
To-Do-Listen
To-Do-Listen kennen wir alle: Vom einfachen Einkaufszettel bis zum Hausbau können wir alles mit einer Liste organisieren.
Klassische To-Do-Liste
Eine To-Do-Liste ist eine Aufzählung von Aufgaben, die du erledigen willst. Bewältigte Aufgaben hakst du ab. Du kannst zusätzlich Deadlines, Dringlichkeit und Zeitaufwand notieren. Arbeite für mehr Übersicht mit Farben: Rot, gelb und grün für mehr oder weniger wichtige und dringende Aufgaben.
Lass die Liste nicht ewig wachsen. Es ist eine Auflistung und kein Stephen-King-Roman. Unnötig kleine Einträge blähen die Liste auf. Wende die 2-Minuten-Regel für Mini-Aufgaben an: Alles, was du in 2 Minuten erledigen kannst (z. B. eine Rechnung schreiben und abschicken, ein paar A4-Seiten ausdrucken) sollte nicht auf einer Liste stehen.
Vorteile: To-Do-Listen sind der erste Schritt, um Ordnung in jedes Chaos zu bringen. Aufgeschrieben kannst du eine Aufgabe nicht mehr vergessen. Durch das Abhaken visualisierst du, dass du Aufgaben schon erledigt hast. Wenn du früh am Tag schon viele Häkchen hast, ist das ein großer Motivationsschub.
Nachteile: Der Vorteil des Abhakens hat leider eine fiese Zwillingsschwester. Wenn es schon 4 Uhr am Nachmittag ist und du erst eine Aufgabe von sechs erledigt hast, rasselt deine Motivation in den Keller.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode baut auf der To-Do-Liste auf und erweitert sie. Du arbeitest dabei konkrete Schritte ab, deren Anfangsbuchstaben das Wort ALPEN bilden.
Aufgaben definieren
Du schreibst auf deine Liste alle Aufgaben, die du an diesem Tag erledigen willst.
Dauer schätzen
Schreibe neben jede Aufgabe, wie lange du für sie brauchst. Das ist bei neuen Aufgaben schwierig, weil du die Länge nicht einschätzen kannst. Schätze die Zeit realistisch und nicht zu knapp. Wir unterschätzen meistens, wie lange wir für eine Aufgabe brauchen.
Pufferzeiten einplanen
Jetzt hast du die Dauer der Erledigung geschätzt. Plane trotzdem zusätzliche Puffer ein. Wir vergessen beim Planen den Alltag und gehen immer vom Ideal aus: keine kranken Kinder, keine Stromausfälle. Keine Katze, die unseren Blogartikel löscht, während sie auf der Tastatur liegt. Nimm den idealen Zeitrahmen einer Aufgabe und plane 40 % mehr ein. Und vergiss zwischen den Aufgaben die Pausen nicht. Sonst fährt deine Leistungskurve Achterbahn mit dir.
Entscheidungen treffen
Schau deine Liste an und frage dich: Welche Aufgaben sind wirklich wichtig, welche weniger? Setze Prioritäten und lasse unwichtige weg, verschiebe sie oder kürze sie ab. Nicht jede Aufgabe ist (gleich) wichtig. Einige Aufgaben haben deutlich mehr Wirkung als andere. Sie bringen dich schneller an dein Ziel. Wie du sie priorisieren kannst, zeige ich dir weiter unten.
Nachkontrolle
Mach diesen Schritt am Ende des Tages. Welche Aufgaben hast du geschafft, welche nicht, welche kannst du auf den nächsten Tag verschieben? Wie kannst du in Zukunft besser planen? Achte darauf, wie lange du wirklich für eine Aufgabe gebraucht hast.
Vorteile: Die ALPEN-Methode bietet ein stabiles Grundgerüst für ein gutes Zeitmanagement. Hier sind die wichtigsten Grundlagen des Zeitmanagements vereint.
Nachteile: Oft sind große Mengen an Pufferzeit purer Luxus und nicht möglich. Außerdem sollst du dir nicht ewig Zeit lassen. Sonst wirst du Opfer des Parkinsonschen Gesetzes: Du brauchst genauso lange für eine Aufgabe, wie du einplanst. Fünf Stunden für einen Blogartikel recherchieren? Das ist wahrscheinlich zu viel und du kommst aus dem Recherche-Hamsterrad nicht mehr heraus.
Aufgaben priorisieren
Um herauszufinden, welche Aufgaben die wichtigsten sind, gibt es verschiedene Methoden. Aufgaben zu priorisieren ist oft besser als sie nur aufzuschreiben. Die bekanntesten sind die Eisenhower-Matrix, die 1-2-3-Technik und Eat the Frog.
Eisenhower-Prinzip
Beim Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix genannt) ordnest du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Dringend Nicht dringend
Wichtig A (sofort erledigen) B (später erledigen)
Nicht wichtig C (delegieren) D (gar nicht machen)
C — also die Delegation von Aufgaben — ist als Solopreneur natürlich nicht immer möglich. Deshalb würde ich B nicht immer vor C stellen.
Vorteile: Das Eisenhower-Prinzip ist eine einfache Einteilung und stellt die Priorisierung der Aufgaben in den Vordergrund. Es ist mehr Strukturierung und nicht nur stures Abarbeiten einer To-Do-Liste.
Nachteile: Was macht eine Aufgabe wichtig? Das ist nicht immer klar. Außerdem lassen sich nicht alle Aufgaben schön gleichmäßig auf alle 4 Quadranten aufteilen. Es gibt Tage, da sind alle Aufgaben dringend und wichtig. Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass wir gar nicht in die Lage kommen sollten, dass eine Aufgabe wichtig und dringend ist. Allerdings passiert das manchmal, auch mit dem besten Zeitmanagement.
1-2-3-Technik
Die 1-2-3-Methode ist eine Erweiterung der ABC-Analyse. Die ABC-Analyse teilt Aufgaben in sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig ein. Bei der 1-2-3-Technik ordnest du sechs Aufgaben folgendermaßen an:
1… Sehr wichtig, unbedingt heute erledigen.
2… Wichtig, hat aber nicht allerhöchste Priorität.
2… Wichtig, hat aber nicht allerhöchste Priorität.
3… Kleine, nicht so wichtige Aufgabe.
3… Kleine, nicht so wichtige Aufgabe.
3… Kleine, nicht so wichtige Aufgabe.
So arbeitest du die Aufgaben ab: Du fängst bei 1 an und arbeitest dich die Liste hinunter.
Vorteile: Wir neigen dazu, dass wir kleine, einfache Aufgaben zuerst erledigen, weil sie uns nicht so viel Energie kosten. Bei der 1-2-3-Technik weißt du, welche Arbeit die wichtigste ist und die 1-2-3-Methode drängt dich dazu, diese Aufgabe am Anfang zu erledigen. Selbst wenn du nur die erste schaffst, weil sie sehr umfangreich ist oder der Alltag dazwischen pfuscht, hast du wenigstens die wichtigste Aufgabe erledigt.
Nachteile: Es gibt Tage, an denen du nicht exakt 6 Aufgaben zu erledigen hast. Außerdem kann es sein, dass alle 6 kurz oder lange dauern. Hier würde ich die Technik etwas adaptieren: Es müssen nicht immer exakt 6 Aufgaben sein.
Mein Tipp: Vielleicht kennst du die 1-2-3-Technik aus dem Termin- und Planungskalender „Ein guter Plan“. Wenn nicht, lege ich dir den Kalender auf jeden Fall ans Herz.
Eat the Frog
Eat the Frog konzentriert sich auf eine einzige Tagesaufgabe: die wichtigste. Bei der Anwendung dieser Technik werden keine Frösche verletzt oder gegessen. Es ist eine Metapher für eine unangenehme Aufgabe.
Das Prinzip ist simpel: Erledige die schwierigste/nervigste/wichtigste Aufgabe zuerst. Musst du ein unangenehmes Gespräch mit einer Kundschaft führen? Erledige das zuerst. Die Erleichterung danach ist umso größer und du tanzt nicht um diese Nemesis-Aufgabe herum. Wenn du unangenehme Aufgaben immer wieder aufschiebst, stehst du bald vor einem ganzen Haufen davon. Außerdem zaubert unser Aufschieben die Arbeit ja nicht weg. Ganz im Gegenteil: Sie wartet auf uns in einer finsteren Zimmerecke wie eine Kellerspinne. Zusätzlich raubt uns das Hinfiebern auf diese Aufgabe den Tag über eine Menge Energie. Wir wissen ja, dass wir sie eigentlich erledigen müssen. Sei mutig: Stell dich der Kellerspinne.
Vorteile: Das Prinzip von Eat the Frog ist sehr einfach und gleichzeitig motivierend. Anstatt mit angenehmen aber unwichtigen Aufgaben die Zeit zu vertrödeln, erledigen wir einen wichtigen Brocken am Beginn des Tages. Die restliche Arbeit fühlt sich im Gegensatz dazu leicht wie eine Feder an.
Nachteile: Die Methode ist in der Theorie super, aber in der Praxis? Erstens gibt es nicht immer Aufgaben, die dich an das Essen eines Frosches erinnern. Zweitens ist es nicht immer möglich unangenehme Aufgaben zuerst zu erledigen. Das unangenehme Kundengespräch? Die Person wird wenig begeistert sein, wenn um 6 Uhr in der Früh das Telefon scheppert, nur weil du jetzt deinen Frosch futtern musst.
Mein Tipp: Kombiniere Eat the Frog mit der 1-2-3-Technik. Erledige eine unangenehme und wichtige Aufgabe zuerst. Wenn du keine hast, verfolge die 1-2-3-Technik wie gewohnt.
Tagespläne machen
Ich komme noch einmal auf den Satz „Wir haben alle die gleichen 24 Stunden zur Verfügung“ zurück. Das bietet eine tolle Möglichkeit, den gesamten Tag effizient zu planen. Dabei gibt es sehr strikte Methoden, die jede Minute verplanen, und etwas lockerere Techniken.
Timeboxing
Back to School: Beim Timeboxing werden klare Zeitfenster für anstehende Aufgaben und andere Aktivitäten festgelegt. Es ist wie ein Stundenplan in der Schule. Dabei ist es wichtig, fixe Termine (beruflich und privat) zuerst festzulegen: Meetings, Gespräche mit Kunden, Arzttermine etc. Plane deinen restlichen Tag um diese fixen Termine herum.
Vorteile: Du springst beim Timeboxing nicht zwischen Aufgaben hin und her, sondern konzentrierst dich für z. B. 2 Stunden auf das Schreiben deiner nächsten Newsletter. Denn vergiss nicht: Multitasking ist ein Mythos. Außerdem profitierst du hier vom Parkinsonschen Gesetz: Du brauchst für eine Aufgabe so lange, wie du dir selbst Zeit gibst. Planst du das Schreiben vom Newsletter mit 2 Stunden ein, benötigst du 2 Stunden. Planst du dagegen 3 Stunden ein, wirst du auch so lange brauchen.
Nachteile: Das Timeboxing berücksichtig keine Leistungskurven und nötige Flexibilität. Wenn das Internet wieder mal Siesta macht, würfelt das den gesamten Tagesplan durcheinander. Auch für spontane Störungen ist das System nicht gewappnet.
Mein Tipp: Vergiss nicht auf Pausen und Zeitpuffer und achte auf deinen Biorhythmus. Im Nachmittagstief würde ich keine komplexen Aufgaben erledigen, die eine Menge Gehirnschmalz abverlangen.
Batching
Beim Batching erledigst du ähnliche Aufgaben hintereinander, bevor du zu einem anderen Batch (engl. für Stapel) übergehst. So vermeidest du, dass du von einer Aufgabe zur nächsten hopst und dich immer wieder neu in ein Aufgabenfeld einarbeiten musst. Laut Studien brauchen wir nach einer Unterbrechung bis zu 15 Minuten, um uns in ein Thema oder Aufgabenfeld einzuarbeiten. Das ist eine Menge kostbare Zeit.
E-Mails beantworten ist ein Klassiker. Statt über den Tag mehrmals in dein Postfach zu schauen, beantworte alle E-Mails auf einmal. Dasselbe kannst du mit Kundengesprächen und deinem Marketing machen.
Vorteile: Das Batching vermeidet Ablenkungen. Immer wieder auf Mails zu antworten, die mit Pauken und Trompeten im Postfach landen, ist ein echter Effizienz-Killer. 99 % der Mails können ein paar Stunden warten.
Nachteile: Manchmal brauchen wir einfach mehr Abwechslung. Ich könnte nicht 5 Blogartikel hintereinander schreiben. Wird ein Aufgabenfeld zu monoton und öde, darf man ruhig einmal wechseln.
Mein Tipp: Kombiniere Batching, Timeboxing und eine Technik aus der Aufgaben-priorisieren-Kategorie für eine effektive Zeiteinteilung.
Wollen wir wirklich wie eine SB-Tankstelle 24 Stunden erreichbar sein?
EXKURS: Mind Management für eine bessere Zeiteinteilung
Alle kennen den Begriff Zeitmanagement. Kennst du auch Mind Management? David Kadavys Buch Mind Management, Not Time Management hat mir zu diesem Thema die Augen geöffnet (seinen Newsletter empfehle ich auch). Nach Kadavys Methode darfst du auch fragen: Auf was habe ich gerade Lust?
Die meisten Zeitmanagement-Methoden berücksichtigen nicht deine Individualität. Ja, wir alle haben 24 Stunden. Aber nicht alle 24 Stunden sind gleich. Das Nachmittagstief kennt jeder von uns, aber nicht jeder hat es pünktlich von 14 bis 15 Uhr.
Kadavy berücksichtigt deinen Chronotyp, der durch den circadianen Rhythmus bestimmt wird. Der circadiane Rhythmus ist deine innere Uhr und diese ist nicht bei jedem Menschen mit dem Tag-/Nachtwechsel synchron. Deshalb gibt es Frühaufsteher und Nachteulen. Als ersten Schritt würde ich herausfinden, welcher Chronotyp du bist: Lerche, Eule oder Kolibri? Dein circadianer Rhythmus hat Einfluss auf die Arbeitsqualität.
Kadavy geht auch auf den Zustand Flow ein. Im Flow bist du völlig vertieft, konzentriert und die Arbeit fühlt sich an, als würde sie sich von selbst erledigen. Dieser Zustand befindet sich zwischen Überforderung und Langeweile.
Produktivität und Flow fallen nicht einfach vom Himmel, treffen dich und du bist motiviert. Um in den Flow zu kommen, musst du mit dem Flow gehen. Das ist für viele nicht um 7 Uhr morgens möglich, aber vielleicht um 10 Uhr. Du darfst wichtige Aufgaben auch später am Tag erledigen. Flow geht oft mit Ritualen Hand in Hand, die der Arbeit den Anstoß geben. Das kann eine frische Tasse Kaffee oder eine Playlist sein. Unser Gehirn erinnert sich an den letzten Flow-Zustand und fokussiert sich.
Mein wichtigster Tipp: Egal welche Aufgabe, egal wie sehr sie dir aufs Gemüt schlägt: Fang einfach mal an. All die ausgeklügelten Methoden helfen nichts, wenn du prokrastinierst und auf die Ausreden deines Gehirns hörst: Ich könnte ja doch den Kühlschrank putzen. Schauen wir mal auf unser Bankkonto. Oh, eine Katze.
Atme tief durch, schließe die Augen und fange mit der ungeliebten Aufgabe an. Wenn du nach 5 Minuten wirklich den PC aus dem Fenster schmeißen willst, darfst du aufhören. Ich versichere dir, dass du in 19 von 20 Fällen die Aufgabe erledigst oder zumindest ein gutes Stück vorankommst. Das ist wie mit dem Kilimandscharo-Gebirge: Von unten betrachtet würden die meisten am liebsten wieder umdrehen. Mach den ersten Schritt und schau wie weit du kommst.
Kleinere Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität
Diese Tipps sind allgemein wichtig, für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Dabei handelt es sich oft um kleine Zeitdiebe und eine falsche Vorstellung von Produktivität, die wir vermeiden wollen.
Ablenkungen vermeiden
Schalte Postfach und wenn möglich Smartphone während der wichtigen Aufgaben (oder den gesamten Arbeitstag) auf stumm. Die kleinen Störenfriede lenken unheimlich ab. Wenn du Bürozeiten hast, lege sie klar fest und halte sie klein. Niemand muss dich 12 Stunden lang erreichen können. Viele Menschen machen auch eine Not-to-do-Liste, auf der steht, was sie alles nicht (mehr) machen (z. B. Telefonanrufe zu jeder Zeit entgegennehmen oder kleinere Arbeiten ohne Bezahlung geschwind nebenbei machen).
Teile große Projekte in Teilschritte
Bei großen Projekten (z. B. die Entwicklung eines Kurses) ist es schwer, die Aufgaben zu strukturieren und deren Zeit abzuschätzen. Wichtig ist, dass du sie von Projektbeginn an in Teilaufgaben zerschneidest.
Vergiss Pausen nicht
Pausen sind wichtig. Am Arbeitstag aber auch in Form von Wochenenden oder einem Urlaub. Mehr arbeiten bedeutet nicht, mehr zu schaffen. Methoden wie die Pomodoro-Technik erinnern dich an deine Pausen. Dabei arbeitest du für 25 Minuten, machst dann konsequent 5 Minuten Pause und so weiter. Nach 2 Stunden solltest du eine längere Pause machen. Für mich ist die Pomodoro-Technik zu streng. Was ist, wenn ich mich gerade im Flow befinde? Da möchte ich keine Pause machen. Ich höre lieber auf meine Intuition: Mein Gehirn wird unruhig, wenn es Zeit für eine Pause ist.
Halte deine Zeitnutzung fest
Notiere dir, wie viel der verfügbaren Zeit du wirklich für eine Arbeit brauchst. Das ist vor allem am Beginn deiner Zeitmanagementreise und vor neuen, unbekannten Arbeiten wichtig. Durch ein Zeittagebuch findest du fiese Zeitfresser. Zeit kannst du mit Stift und Papier oder digital festhalten (z. B. mit Toggle).
Die Perfektionismus-Schlampigkeits-Falle
Perfektionismus ist ein Zeitfresser, weil du nie mit einer Aufgabe fertig wirst. Wenn du ein Projekt dagegen zu schlampig angehst, braucht die darauffolgende Nachbesserung ebenso viel Zeit. Finde einen gesunden Mittelweg: Sei exakt und genau, aber lass dich nicht wegen Kleinigkeiten von der Fertigstellung ablenken. Denke auch an das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt): Mit nur 20 % Einsatzkönnen 80 % des angepeilten Ergebnisses erreicht werden. Nicht alles muss zu 100 % perfekt sein. Das Pareto-Prinzip ist aber tückisch: Auch wenn es Arbeiten gibt, für die 80 % reichen, sollte das nicht für alle Erledigungen der Anspruch sein. Eine E-Mail muss nicht perfekt formuliert sein und um sie zu perfektionieren brauchst du viel Zeit. Auf der anderen Seite sollten Kundenprojekte oder Produkte sehr nahe an den 100 % sein.
Dokumentiere deinen Projektstatus
Mit Tools wie Trello kannst du deinen Projektstatus festhalten. Du kannst Aufgaben z. B. als erledigt, in Arbeit und noch nicht angefangen einteilen. So schaffst du dir einen Überblick.
Notiere dir ablenkende, weil spannende Themen
Kennst du es auch, das Recherche-Rabbit-Hole? Du recherchierst für einen Blogartikel, nimmst dir dafür eine Stunde Zeit und findest dich vier Stunden später am anderen Ende des Kaninchenbaus wieder. Mit einem Thema, das gar nichts mehr mit deinem Blogartikel zu tun hat. Wenn du dich dabei ertappst, dass du wieder einmal 15 Tabs offen hast, um über den Korsett-Stil von 1860 zu lesen, notiere dir das Thema für später und mach mit deiner eigentlichen Arbeit weiter. Sonst kannst du am Ende des Tages vielleicht Unterwäsche aus vergangenen Zeiten nähen, hast aber deinen Blogartikel zum Thema „Zimmerpflanzen, die wenig Licht brauchen“ immer noch nicht geschrieben.
Effektives Zeitmanagement ist Selbstmanagement
Viele der Methoden und Tipps überlappen sich. Taste dich langsam an das Thema Zeitmanagement heran. Ob eine Methode effektiv ist und gelingt oder nicht, hängt von so vielen Faktoren ab. Egal, wie du deine Arbeitszeit einteilst, es gibt nicht die eine richtige Routine, um produktiv zu sein.
Welche Methoden verwendest du für die Zeiteinteilung? Wie viele Techniken hast du schon ausprobiert, um dein Zeitmanagement zu verbessern? Schreibe deine Erfahrungen gerne in die Kommentare!